”Nyt olemme itse ohjaksissa” – Kuntalehti ja Kommuntorget uudistivat julkaisutyönsä Labradorilla

Tämä artikkeli on käännetty englannista - Read the english version of this article.

Ennen Labrador CMS:n käyttöönottoa julkaisutyö tarkoitti tekstien siirtelyä järjestelmästä toiseen. Freelancerit lähettivät juttunsa sähköpostilla, joku toinen kopioi ne Google Docsiin, toimittajat muokkasivat niitä ja siirsivät ne lopulta WordPressiin. Artikkelien kuvat tulivat kokonaan eri järjestelmästä.

"Se tuntui kömpelöltä", sanoo Kommuntorgetin päätoimittaja Tommy Pohjola, joka vastaa molempien julkaisujen digitaalisista projekteista.

Nyt hän avaa Labradorin ja kaikki on siellä. Tekstit, kuvat ja taitto ovat samassa näkymässä. Wordin tai Google Docsin sijaan hän käyttää julkaisujärjestelmää. Tämä säästää aikaa ja ehkäisee virheitä, kun materiaalit ovat samassa paikassa.

Kahden julkaisun tuottaminen kahdella kielellä tarkoitti aiemmin kirjautumista kahteen erilliseen järjestelmään. Nyt molemmat sivustot ovat samalla näytöllä. Kun Pohjola haluaa jakaa jutun Kuntalehden ja Kommuntorgetin välillä, esimerkiksi kääntää sen suomesta ruotsiksi tai päinvastoin, tarvittavat aineistot ovat jo valmiina.

100-vuotias Kuntalehti on yksi Suomen vanhimmista aikakauslehdistä (perustettu vuonna 1926). Kuntapäättäjät luottavat Kuntalehteen ja Kommuntorgetiin pysyäkseen ajan tasalla omien yhteisöjensä asioista. Tällaisen historian ja lukijakunnan omaaville julkaisuille epäonnistunut järjestelmäuudistus ei ollut vaihtoehto.

CMS-järjestelmän vaihtaminen voi tunnetusti olla haastavaa. Labradorin kanssa näin ei kuitenkaan ollut. "Kaikki olivat tyytyväisiä ja uuden järjestelmän oppiminen oli helppoa", Pohjola kertoo. Hän kuvailee kokemusta jopa "hauskana". Kun uuteen tekemiseen liittyviä kysymyksiä tuli vastaan, vain muutaman kerran hän ei itse osannut vastata niihin. Labradorin käyttöönottotiimi reagoi hänen huoliinsa nopeasti.

Myös varsinainen järjestelmänvaihto sujui helposti. Yhtenä päivänä he työskentelivät WordPressillä. Seuraavana päivänä he julkaisivat Labrador CMS:llä. Kaikki yksinkertaisesti vain toimi.

"Se on intuitiivinen", hän sanoo. "Voin vain työstää jotain ja katsoa, mitä tapahtuu. Ja näen oikeasti, miltä lopputulos näyttää. Ehkä ensimmäistä kertaa koskaan."

Kommuntorget ja Kuntalehti eivät tehneet muutosta erillisenä. Uusi CMS oli osa laajempaa uudistushanketta, jonka yhteydessä otettiin käyttöön uusi maksumuuri ja digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä. Kaikki tämä tapahtui samalla aikajänteellä. Pienelle organisaatiolle kyseessä oli iso kokonaisuus.

Yhdysvalloista käsin Labradoria Suomessa edustava suomalainen Jyrki Rehumäki kuitenkin sanoo, että lähestymistapa oli juuri oikea. "He näkivät mahdollisuuden ottaa CMS-toiminnot haltuunsa ja samalla uudistaa myös siihen liittyvät  järjestelmät."

Tällainen organisatorinen valmius on Rehumäen mukaan harvinaisempaa kuin sen pitäisi olla. Suomalaiset kustantajat suhtautuvat teknologiaan yleensä melko konservatiivisesti. Monet ovat rakentaneet oman julkaisujärjestelmäinfrastruktuurinsa vuosikymmenten aikana ja ovat siksi haluttomia luopumaan siitä.

"Suomalaiset ovat aivan syystä ylpeitä teknisestä osaamisestaan", hän sanoo. "Asenne organisaatiossa on valitettavan usein se, että mehän pystymme rakentamaan itse paremman."

Tämä ajattelutapa oli ymmärrettävä silloin, kun markkinoilla olevat järjestelmät eivät yksinkertaisesti olleet riittävän hyviä. Tilanne on kuitenkin muuttunut, Rehumäki sanoo. Labradorin kaltaiset järjestelmät pystyvät nykyään hoitamaan tehtäviä, joihin aiemmin tarvittiin kokonainen sisäinen tiimi.

Samalla yritykset säästävät kustannuksissa, joita muuten syntyisi teknisen velan purkamisesta ja ohjelmistojen ylläpidosta.

Pohjola on samaa mieltä. Hänen neuvonsa kustantajille, jotka harkitsevat järjestelmäuudistusta, on suoraviivainen: löytäkää joku, johon voitte luottaa, ja kertokaa, mitä tarvitsette.

"Olkaa vain rehellisiä", hän sanoo. "Sanokaa heille: meillä ei ole näitä taitoja. Tarvitsemme todella jonkun, joka ottaa meitä kädestä kiinni ja näyttää, miten asiat tehdään."

Pohjolan näkökulmasta järjestelmäuudistuksessa ei lopulta ollut koskaan kyse teknologiasta. Kyse oli hallinnasta - hallita omaa työtä, alustaa ja kahden jo vuosisadan ajan toimineen julkaisun tulevaisuutta. Labrador antoi heille tämän mahdollisuuden. Kaikki muu oli hänen mukaansa helpompaa kuin kukaan osasi odottaa.

"Halusimme olla itse ohjaksissa", hän sanoo. "Nyt olemme."